HowTo

Wie geht Waggon? Ungeschriebene Regeln

Tipps zum Booking:
– persönliche Anschreiben (manchmal werden Anfragen „gestreut“)

– Vorsicht bei überkandidelten Anfragen (TV Anfrag hier, Vorgruppe bei Superstar dort)

– Ganz wichtig: Kommen sie mit den Waggonkonditionen klar?

– Unterbringung muss geklärt werden

– über die Band und die Musik informieren (Youtube, Soundcloud, etc)

– Würde ich da gerne hingehen wollen?

Getränke – Theke

Alle Kühlschränke vom Anfang des Abends füllen.

Kleiner Bierkühlschrank:

TIPP: merkt einer der Gäste im Sommer, dass alkfreies Bier oder Radler vorhanden ist, merken es auch die anderen Gäste und wollen es auch.

Neuer hoher Glaskühlschrank (Licht besser ausgeschaltet lassen)

Alle Literflaschen nebeneninander werden reihenförmig aufgefüllt, z.B.

Bei der vorletzten Flasche nachfüllen bzw. Nachschub holen (lassen)

Glaskühlschrank auf der Theke
– Bionade: Holunder und Ingwer

– Mate (bei Techno/House/Konzerten mehr davon vorhalten, bei Reggae noch mehr, wg. Club Mate Wodka)

– Knabbereien (die guten von Aldi: Milchriegel, Tuc-Verschnitt, Kartoffelsticks)

WICHTIG – WAGGONERLAUBNIS:

befindet sich in einer Klarsichthülle eingerollt und eingeklemmt in einer Strebe über der Spüle

Leergut Theke

Am Anfang der Veranstaltung für leere Kasten sorgen, in denen das Leergut gesammelt werden kann.

Lager

SPENDENVASE:

Schild richtig setzen, bei Band -> für Künstler, alles andere -> für den Waggon

Sonstiges:

Toilette:
– genügend Toilettenpapier?
– Papierkorb evt. Leeren?

– Handtuch?
– evtl. säubern?

Wasser holen

Im Lager gibt es einen kleinen unscheinbaren Raum gegenüber der Tür, dort gibt es einen Wasserhahn.

Ggf. Kanister halb voll machen, dann sind sie auch leichter auf das Regal zu hieven.

Spülen:

Tipp: einen frischen Spülschwamm oder eine frische Spülbürste zur Veranstaltung mitnehmen.

Sammeln und dann Wasser zum Spülen kochen

WICHTIG!!! Ablauf der Spüle in den Sammelkanister und den Kanister checken, dass er nicht überläuft.
Nach der Veranstaltung muss dieser geleert werden.

Thekenorga:

Protokoll:

Nächstes Treffen:
In der Gruppe:

Man könnte noch fragen:

Wie gehen Übergaben von Torsten an Team? Reicht Kadermanager?
Wie wird die Verantwortung übergeben?
Vorlage für die Abrechnung mit Band und ohne = Vorschlag da => Praktikabel bisher?

Umgang mit Geld = Wo kommt das Bargeld hin, wird das Vereinsgeld überwiesen?
Unterteilt nach Spende, Gema, Gewinn? Optionen: Überweisen oder Geldübergabe bar

Schlüssel nachmachen = wieder offen

Wechselgeldkassen einrichten = erledigt (3), offen: Umgang damit? Werden die „abgekauft?
Idee: „Teams“ für die Veranstaltung bekommen eine Kasse, um das „Auffüllen“ von Wechselgeld müssen sie sich dann bis zu ihrer nächsten Veranstaltung kümmern. Der Verein stellt das Wechselgeld, Team unterschreibt.

Sachen zu tun:

Preisschilder, Gläser, Aufräumen an der Theke, Schilder für Leerkästen, Getränke, Sollbestand
Getränkebestand im Waggon
z.B. Kleiner Kühlschrank: Rechts Kruso, unten alkoholfrei, links Astra, unten Radler
Irgendwann mal  Idee: „Chef vom Dienst“ Shirt oder Button… Foto oder Name, „wer darf hier heute was sagen“ => Karrikaturen von Torsten?

„Getränke“ ist verteilbar
Getränkeauffüllen

Dafür sorgen, dass im Waggon genug Getränke sind, Lagerbestand prüfen, Lager aufräumen.

Klopapier auffüllen, nach Seife und Handtüchern gucken

Altglas Wein kaufen (Soll XX Flaschen rot, XX Flaschen weiß)
Rotwein: Bio Tempranillo Penny, Rioja (Berliner Goldmedaille)

Weißwein: Grüner Veltliner Penny, Riesling Aldi

Thekenhilfen auch => soll es feste Teams oder freie Verteilung per Kadermanager geben?
Gibt es Teams für bestimmte Sachen, die gerne immer zusammen den gleichen Abend machen wollen? Was ist die Rolle der Veranstalter (Bashment etc.), Konzerte (Runner + Techniker), Reggae, Africa, Klirrbar DJ, Matz/Sonic, Turmspringen, Sybille/Yvette, Jam, Akustik, Film, Theater, Ausstellung, Machmallangsam, Rewe, Slam, Guiseppe, Gäste

Security

Brauchen wir nicht immer.

Gucken, ob es Ärger geben kann, auf Drogen achten. Fremdgetränke ansprechen, Aufdringlichkeiten verhindern.

Verantwortung für den Abend

Guckt im Vorfeld, ob genug „Personal“ da ist, hat den Schlüssel, hat das Wechselgeld, prüft die Abrechnung, sorgt dafür, dass das Klo am Anfang  halbwegs aussieht, dass der Waggon am Ende für den nächsten bereit ist, kennt die „Technik“, prüfen, dass Gema ausgefüllt ist.

Runner

Schleppen können (Getränke aus dem Roxi holen), „Klohilfe“ mit Schlüssel und Klopapier, Gläser und Flaschen einsammeln

Theke

Getränke verkaufen, auf Alkoholpegel und Alter der Gäste achten, Runner oder Helfern Bescheid sagen, wann was fehlt. Telefonnummern für Taxi und Polizei haben.
Umgang mit Betrunkenen; ungeschriebene Regeln aufschreiben – Maßnahmen wie „haben wir nicht mehr da“ bei Schnaps, wenn der Abend zu bunt wird.

Wann braucht man mindestens 2 Leute?

Auch ein Punkt: Was können/wollen/sollen „die Veranstalter“ beitragen?
Kann da auch vereinbart werden, dass dann klar ist, dass die auch mal hinter der Theke kurz vertreten oder neue Getränke holen und Gläsersammelrunde machen etc.?
Idee „work one, play one“ => einmal helfen, einmal auflegen.
Oder auch: bitte bringt jemanden mit, der Hiwi für den Waggon macht.

Wie soll herausgefunden werden, wer security macht?
Georg unterstützt bei Großveranstaltungen => wie werden wir andere sicherer?
Ju wegen Kurs anfragen => siehe Symposium
Daniel wollte auch mal fragen, auch, was die Profis in der Hfg kosten

Konkrete Angebote zum Helfen: Theke/Helfer (draußen gucken, Getränke holen):

Daniel 1/Woche => ist schon im Kadermanager aktiv
Matthias 1/Woche=> ist schon im Kadermanager aktiv
Zeljka 2/Monat => ist schon im Kadermanager aktiv
Annette 1/Woche => ist schon im Kadermanager aktiv
Dani 2/Monat => fällt aus
Petra 1/Monat Wochenende (Theke) => fällt aus
Kate/Lars 1/Monat => noch offen
Georg 1/Monat )=> muss noch in den Kadermanager…
Markus 1/Monat Donnerstag => fällt wohl doch aus

Nochmal im Kadermanager gucken, dass folgende Infos von Helfern da sind:
Wer kann an welchen Wochentagen?
Wie oft?
Wie lange am Abend?
Wie lange am Stück?
Was kann derjenige? (Tragen, Security, Theke mit mix, Technik, Abrechnung)
Will derjenige „den Hut aufhaben“ – Aufschließen, abschließen, Wechselgeld haben
Was gibt es an musikalischen Präferenzen?
Notfalls allein, bei ruhigen Abenden?

HOW TO GETRÄNKE:

Bier:
Nachfüllen nicht vergessen, sonst wird’s warm

Apfelwein:
Saurer/Süßer: Apfelwein bis ca. 1 cm unterm Rand und dann Wasser/Fanta drauf.
Tiefgespritzter: Halbe/Halbe bzw. nach Wunsch des Gastes Apfelwein + Wasser.

Schnaps:
die Schnapsgläser nur bis zum Eichstrich füllen, sonst sind es doppelte und kosten auch doppelt!

Longdrinks:
Longdrinks werden in den mittleren Gläsern verkauft.
In die Longdrinks kommen 4 cl Schnaps und 2 Eiswürfel und dann wird aufgefüllt
RumCola –auch ein Spritzer Ztronen/Limettensaft rein, wenn da ist.

Wodka Mate:
Der Gast kriegt ne Mate, trinkt was ab, dann werden 2 cl Wodka nachgefüllt

Tee:
Gast kriegt die Tasse mit Beutel und lässt so lange ziehen, wie er/sie mag. Zucker und Löffel stehen vor dem Rautomaten, Milch gibt es als Kondensmilchpäckchen im Bionadekühlschrank oben.

Kaffee:

Ablaufplan – Waggon Verantwortlicher

Vorher:

• Abstimmung mit Booking bzgl. Uhrzeit und Aufwand Aufbau (Band oder DJ) Kontakte austauschen
• Wann ist man da?
• Abstimmung und Treffen bzgl. Schlüsselübergabe / Wechselgeldkasse
• Abstimmung, ob noch was eingekauft werden muss oder Geschirrtücher fehlen
• Abstimmung mit Getränkebesteller oder vorherigem Verantwortlichen bzgl. Getränkebestand

Aufbau:

• Waggon aufschließen / im Sommer beide Türen öffnen + evtl. Fenster aufmachen. Beim Fenster an der Theke ist es gut, wenn es offen ist, wenn die Terrasse offen ist, dann kriegt man an der Bar einen lick nach draußen. Bei vollen Veranstaltungen im Winter ist es auch gut, die vordere Terrasse als Notausgang aufzumachen und damit in Pausen gelüftet werden kann
• Licht im Waggon: Hinter der Box an der Wand sind die ersten beiden Schalter das Licht über der Theke und das Licht auf der Bühne
• Lavalampe anschalten
• Kühlschranklicht einschalten (unten in der Klappe)
• Lichtpult anschalten (Schalter ist hinten am Pult, unter der Lavalampe)
• Wasser im Roxy holen / Im Lager gibt es einen kleinen unscheinbaren Raum gegenüber der Tür, dort gibt es einen Wasserhahn.
• Kanister halb voll machen, dann sind sie auch leichter auf das Regal zu hieven.
• Toilette prüfen, ggf. säubern und Mülleimer wegbringen, Zwischentür schließen
• Wenn die Getränkelieferung da ist – einräumen
• Kehren, kurze Müllkontrolle um den Waggon herum – wir werden für Müll verantwortlich gemacht, wenn während unserer Öffnungszeiten was rumliegt, im Winter eventuell Sand streuen
• Prüfen, ob Getränke aufzufüllen sind (sollte eigentlich der letzte Abenddienst gemacht haben, sonst werden die Getränke nicht mehr kalt
• Am Anfang der Veranstaltung für leere Kasten sorgen, in denen das Leergut gesammelt werden kann.
• Heißwasser im Wasserkocher und Waschbecken für Gläser Abwasch vorbereiten / Schlauch in den Abwassertank stecken, prüfen, dass der Kanister leer ist und nicht überläuft
• SPENDENVASE: Schild richtig setzen, bei Band -> für Künstler, alles andere -> für den Waggon
• Waggon Accessoires aufbauen (Lichterkette, Stühle, Bank, Kissen/Tische, Aschenbecher, Mülleimer, Lichter für die Treppe, Schild) Achtung! Es dürfen keine Stühle auf die vordere Terrasse wegen Absturzgefahr – ist Auflage!
• Abstimmung und ggf. Unterstützung beim Aufbau mit Band oder DJ’s (ggf. DJ-Pult rausstellen)
• Bei Lesung und Film: kleine Bierbänke unter der Bühne hervorholen, Leinwand ist in der Klappe
• Bei Jam und Band: Mikrofonständer und Keyboardständer sind in der Klappe in der Bühne
• Bei Jam oder Band: Schlagzeug aus dem Roxi holen, sobald jemand da ist, der weiß, wie es aufgebaut wird
• Falls noch Sachen herumstehen, die man nicht braucht (Beamer, Plattenspieler, Nebelmaschine, etc. => in die Bühne räumen)
• Getränke auffüllen und vorbereiten / Wechselgeldkasse vorbereiten

Währenddessen:

• Künstler bekommen maximal 4 Freigetränke – es sei denn der Abend läuft bombastisch
• Runde machen zum Gläser und Flaschen einsammeln ist immer auch gut, um sich den Überblick darüber zu verschaffen, wie das Publikum so drauf ist, der Runner sollte alle 10 Minuten an der Theke vorbeischauen
• Wenn ein Leerkasten „voll“ ist – wegbringen und neue Getränke holen
• Wenn Sachen leer sind -> Liste schreiben (Küchenrolle, Kaffee, Zucker, etc.)
• Reste aus Leerflaschen außen ausleeren. Mitgebrachte Getränke und Obenkiffer anlabern
• Rautiegewinne, T-Shirts etc. -> siehe Plan
• Kaffeemaschine + Rezepte müssen noch ausgehängt werden
• Beim Wechselgeld auch mal fragen, ob es jemand klein hat
• Regelmäßig mit heißem Wasser spülen
• T-Shirts: beim Verkauf aufschreiben
• Bei unklarem Alter nach Ausweis fragen, erst ab 18 Alkohol verkaufen
• Das Recht der Barleute: Wenn jemand genug hat, auch mal aufhören, was zu verkaufen (bei Hartsprit kann man immer behaupten, der Schnaps sei alle) – Wasser gerne auch verschenken
• Telefonnummer Taxi und Polizei dahaben
• Das Lager und die Kästen -> siehe Beschreibung

Abbau:

• Das Ende einleiten: Keine Getränke mehr in Gläsern ausschenken, letzte Gläser einsammeln, Möbel reintragen, Licht heller machen, Heizung kleiner stellen, Anlage ganz dezent leiser drehen, falls der DJ das nicht selbst macht („Hübscher-Fade“)
• Band bzw. DJ-Abrechnung + Gema / Gema Fragebogen / ggf. Unterstützung Abbau
• Gläser spülen, Abwasser sammeln (Spülbecken ablassen)
• Prüfung und Sortierung Leergut ggf. Leergut wegbringen und Getränke auffüllen
• Endabrechnung vor Ort oder gesamten Kassenbestand + Trinkgeld mitnehmen (nach Absprache)
• Waggon Accessoires einräumen (Stühle, Bank, Kissen/Tische, Aschenbecher, Mülleimer, Lichter, Schild)
• DJ-Pult auf die Bühne oder nur in den Waggon stellen (je nachdem, ob die nächste Veranstaltung eine DJ-Veranstaltung ist)
• Kühlschranklicht ausschalten (unten in der Klappe)
• Anlage und Lichter abschalten, Strom / Stecker ziehen bei Kaffeemaschine und Wasserkocher
• Abwassertank ausleeren (Gulli an der Straße)
• Am letzten Tag des Wochenendes: Mülltüten mitnehmen und im Hof der HfG hinter den Container stellen
• Waggon abschließen + Fenster prüfen (Verriegelungen)
• Roxy checken / Getränkebestand prüfen
• Am letzten Tag des Wochenendes, Zwischentür für den Getränkelieferanten aufmachen
• Licht im Roxi über die Sichherung ausschalten

Nachher

• Abstimmung und Treffen bzgl. Schlüsselübergabe / Wechselgeldkasse / Endabrechnung
• Abstimmung mit Getränkebesteller oder nächstem Verantwortlichen bzgl. Getränkebestand
  Die Mindestbestellmenge sind 15 Kasten (Flaschen Rum, etc. zählen als Kasten)

Kleiner Bierkühlschrank:

TIPP: merkt einer der Gäste im Sommer, dass alkfreies Bier oder Radler vorhanden ist, merken es auch die anderen Gäste und wollen es auch.

Glaskühlschrank auf der Theke
– Bionade: gemischt, an Sonntagen mehr, immer ein Drittel mehr rote Bionade holen, die geht am besten weg. Auf Platz zwei ist die Orange (Ingwer/Orange).

– Mate (bei Techno/House/Konzerten mehr davon vorhalten, bei Reggae noch mehr, wg. Club Mate Wodka)

Leergut Theke

Die Biere haben eigene Kästen
Bionade und Mate in einem kleinen Kasten sammeln und im Lager auseinandersortieren
Einen großen Kasten dahaben, zum Nachschub holen reicht meist der Kleine
Die großen Flaschen werden in 6er-Trägern gesammelt (alle) und erst im Lager auseinandersortiert

Lager

Leergut trennen, passend also Kruso zu Kruso, Astra zu Astra (Radler kann dazu)

„zusammen“ passen: alkoholfrei und Offenbacher, Mate und Bionade
Das Leergut immer in die richtigen Kisten sortieren, sonst nimmt es der Getränkelieferant nicht mit

Leerflaschen ohne Pfand und Plastik etc. sind im Mittelzimmer, Leere Kisten kommen ins Roxi